Start up e piccole imprese: 5 consigli di process improvement

Molto spesso le piccole realtà aziendali sottovalutano l’importanza di avere una chiara idea dell’organizzazione dei processi della propria attività. La convinzione comune è che se una determinata impostazione del business ha funzionato fino a quel momento, allora questa deve necessariamente funzionare anche nel futuro. Analizzare e modificare un processo aziendale al fine di ridurre gli sprechi o di migliorare la qualità, comporta un dispendio economico e di tempo che una start up o una piccola impresa non è sempre in grado di affrontare. Altri pensano che il process improvement sia utile solo ad aziende grandi strutturate o che il loro business sia tutto sommato semplice da gestire. Non è così! L’organizzazione e i processi aziendali non sono altro che la schematizzazione del lavoro che facciamo ogni giorno, dallo sviluppo del prodotto alla vendita, dalla start up alla multinazionale. Per questo, è utile fin da subito adottare dei piccoli trucchi quotidiani in grado di misurare l’efficacia del lavoro quotidiano, incentivando l’intero team ad adottare una mentalità improntata all’efficienza e al miglioramento continuo.

1.  Utilizzate dei tool

Adottate fin da subito un task management tool. Ce ne sono molti, a pagamento e gratuiti, ma va bene anche un semplice foglio di lavoro condiviso. Impostatelo nella maniera più semplice possibile e lasciate la libertà ai singoli di utilizzare un proprio tool per una misurazione e una gestione più in profondità del proprio lavoro. L’obiettivo non è quello di controllare ogni cosa, bensì di misurare lo stato di avanzamento dei task assegnati e la produttività complessiva del team. Quante ore sono necessarie per raggiungere una milestone e quante per completare un determinato task? Questo strumento vi sarà di fondamentale importanza nella fase di misurazione finale: avrete modo di capire se avete speso bene l’energia in relazione al risultato ottenuto (provate a leggere i risultati nell’ottica della legge di Pareto 80-20, ovvero l’80% dei miei benefici deriva dal 20% delle attività).

2. Incontratevi

Quando si lavora tutti nella stessa stanza o nello stesso open space, talvolta sembra inutile organizzare dei meeting se non in occasione di eventi particolari (un nuovo progetto, un’anomalia riscontrata, etc). Prendete l’abitudine di incontrarvi in un luogo neutro a scadenze temporali definite (una volta al giorno, alla settimana, al mese) per discutere dei task aperti e degli obiettivi intermedi da raggiungere entro l’incontro successivo. Potete adottare la metodologia dello stand meeting che consiste nell’incontrarsi rimanendo letteralmente in piedi così da andare diretti al punto senza perdersi in discussioni inutili. In ogni caso fissate un tempo massimo (ad esempio 15 minuti se il meeting è quotidiano, un’ora o due se settimanale o mensile) e state attenti a non superarlo. Mi raccomando, non rimandate l’incontro periodico con la scusa che ci sono cose più urgenti da fare.

3. Inviate update

Raccogliete i dati sulle performance parziali e finali e inviate periodicamente degli update al team in modo tale che tutti siano al corrente delle metriche dei singoli. State attenti a non creare una eccessiva competizione all’interno del gruppo. L’intento è piuttosto quello di creare un ambiente collaborativo, incentivando l’aiuto reciproco per il completamento dei task rimasti indietro.

4. Siate snelli, ma ricordatevi di mangiare

Ok al minimizzare lo scambio di mail, all’utilizzo dei post-it e dei business canvas. Sì, al gestire tutto a parole e al passare all’azione dopo aver definito gli obiettivi e gli strumenti per raggiungerli, per poi aggiustare il tiro in corso d’opera. Ad ogni milestone ricordatevi però di annotare cosa avete fatto. Il documento finale non solo vi servirà a misurare lo scostamento dai target prefissati ma sarà utile anche ai collaboratori che entreranno a far parte del team in futuro.

5. Condividete il sapere

Passiamo il nostro tempo libero a leggere articoli, studi, paper e news riguardanti i nostri interessi che molto spesso coincidono con il lavoro che facciamo. Spronate il team a condividere le informazioni più interessanti, formando così una sorta di newsletter interna di gruppo. Coinvolgete i vostri collaboratori in discussioni professionali sui social. Utilizzate uno strumento (va bene anche un foglio di scrittura) in cui scrivere idee, spunti, link e news interessanti. Non giudicate ciò che viene condiviso dagli altri ma al contrario provate a trovare sempre tre punti positivi per ogni cosa che viene proposta. Rileggere dopo diverso tempo la stessa idea vi darà la possibilità di vederla con altri occhi, magari intuendo le potenzialità che inizialmente vi erano sfuggite. Infine, stilate tutti insieme una carta dei valori dell’azienda. Questi saranno i mantra che dovrete seguire.

di Gianluca Lattuada

07/11/2016

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